Kalenteriohjelmistot ja sen eri toiminnot

Valmiiksi asennettu kalenteriohjelmisto löytyy lähes jokaisesta nykyaikaisesta älypuhelimesta ja tietokoneesta. Lyhyesti sanottuna, kalenteriohjelmisto on sähköiseen muotoon muutettu perinteinen kalenteri, jonne käyttäjä voi kirjata ylös tapaamisensa, suunnitella viikko-ohjelmansa ja synkronoida yhteystietonsa – kaikki tämä tehokkaasti ja vaivattomasti.

Esimerkiksi Google on hionut kalenteriohjelmistonsa äärimmäisen tehokkaaksi ja se toimii yhteistyössä lähes kaikkien muiden Android-toimintojen kanssa. Sähköpostiin saapuneet kutsut, sekä varatut liput ja ajanvaraukset siirtyvät automaattisesti sähköiseen kalenteriin ja käyttäjä voi halutessaan asentaa muistutuksen tapahtumille. Henkilökohtaisissa keskusteluissa jaetut tapahtumat ja päivämäärät luovat linkkejä, joita klikkaamalla käyttäjä viedään suoraan kalenteriohjelmaan luomaan uusia muistutuksia. Myös muut teknologian jättiyritykset tarjoavat suosittuja kalenteritoimintoja esimerkkeinä muun muassa Microsoft, Yahoo, Mozilla sekä Apple.

Kuten aikaisemmin mainittiin, kalenteriohjelmiston yksi tärkeimmistä toiminnoista on yhdistää kaikki ominaisuudet samaan paikkaan – sähköposti, puhelinnumerot, osoitetiedot, tapaamiset, kokoukset, kampaamoajat, lennot ja hotellit. Kun mielessä liikkuu satoja tapaamisia ja suunnitelmia, osa enemmän tai vähemmän tärkeistä seikoista saattaa unohtua. Kalenteriohjelmistot keräävät kaikki tiedot yhteen ja käyttäjä kykenee itse säätämään muistutusten määrän ja kellonajan (tai vaientaa kaikki muistutukset, jos siltä tuntuu).

Vaikka paperisen kalenterin pitäminen ja kirjaaminen on nostalgista, on sähköisessä kalenterissa omat hyvät puolensa. Se painaa tasan älypuhelimesi verran, ja varmasti suurin osa meistä muistaa sen aina aamulla napata mukaansa. Kynää ei tarvita, eikä tasaista alustaa kirjoittamiseen. Laukkua tai reppua ei tarvitse valita kalenterin koon mukaan, sillä sähköinen kalenteri kulkee mukana vaikka housuntaskussa.

Monet sähköiset kalenteriohjelmistot ovat myös minimoineet näppäilyajan. Kalenteri nappaa tapahtumat suoraan viesteistä ja sähköpostista ja lisää ne kalenteriin automaattisesti. Tämän toiminnon voi myös halutessaan poistaa käytöstä, jos kalenterille ei haluta antaa oikeuksia sähköposti- tai tekstiviesteihin. Käyttäjä voi myös tallentaa tärkeimmät merkkipäivät, kuten syntymäpäivät ja hääpäivät kalenteriinsa, jotteivat onnittelut unohdu kiireisimpänä päivänäkään.

Lisäksi suurin osa kaikkein käytetyimmistä kalentereista on kaiken lisäksi ilmaisia. Ne tulevat valmiiksi asennettuina älypuhelimessa eivätkä vaadi erillistä käyttäjätunnusta, oman sähköpostitilin synkronoiminen riittää. Näppärä viikko- tai kuukausikatsaus auttaa visualisoimaan yhdellä silmäyksellä kaikki tulevat tapahtumat ja orientoitumaan tulevaan viikkoon. Käyttäminen voi aloittelijalta vaatia hieman opettelua, mutta sähköisen kalenterin ottaminen päivittäiseen käyttöön voi helpottaa suuresti hektistä elämäntapaamme.