Moderneilla ajanvarausjärjestelmillä ajankäyttö fiksummaksi!

Modernit ajanvarausjärjestelmät ovat oiva tapa tehdä ajankäytöstä entistä tehokkaampaa. Nykyisin ajanvarausjärjestelmää saatetaan käyttää jopa taloyhtiöiden pesutuvissa, mikä tekeekin pesutuvan käytöstä entistä sujuvampaa. Kerromme tässä artikkelissa, millaisia aikasyöppöjä yrittäjän arkeen liittyy ja miten ajanvarausjärjestelmä voi näiden aikasyöppöjen selättämisessä auttaa.

Monen yrittäjän ajankäyttö on viime vuosina muuttunut melkoisesti

Kauppalehdestä löytyi 17. syyskuuta 2018 mielenkiintoinen artikkeli, joka kertoo yrittäjän ajankäytöstä ja lähinnä sen muutoksista. Jutussa Heltissä toimiva kasvuyrittäjä kertoo siitä, kuinka on huomannut viime vuosina vähentäneensä puhelimen käyttöä. Jutun otsikko jopa alkaa siten, että puhelimelle toivotetaan hyvästit.

Kirjoittaja toteaa huomanneensa, kuinka runsaasti työtapamme ja kommunikointitapamme ovat muuttuneet viimeisten seitsemän vuoden aikana. Hän kertoo puolittaneensa palavereihin käyttämänsä ajan, minkä lisäksi osa palavereista pidetään nykyisin etänä. Puhelimen käyttö on hänen kohdallaan vähentynyt niin, että hän kuvaa puhelimensa olevan lähes kuollut. Ennalta sovittuja puheluita on toki edelleenkin, mutta toisen ihmisen tavoittamiseen ekstempore-tyylillä kesken työpäivän, ei hän enää juurikaan käytä puhelinta. Myös sähköpostien määrässä hän huomaa radikaalia vähentymistä. Sähköpostien sijaan keskusteluja käydään nykyisin entistä enemmän pikaviestimien kautta.

Kirjoittajan mielestä nykyinen kommunikointi on entistä fiksumpaa. Hän korostaa, että hyvä viestijä osaa valita taitavalla tavalla viestimen, joka sopii kuhunkin aiheeseen sekä kuhunkin tilanteeseen. Ylisuurten sähköpostijakeluiden toimittamisessa ei nykyaikana enää ole oikein mieltä. Nykyisin sähköiset kalenterit sen sijaan ovat erityisen suosittuja. Ajatustyöläisen työssä viestintä onkin eräs tärkeimmistä taidoista.

Kuinka ajanvarausjärjestelmä tehostaa ajankäyttöä?

Kun aika on tiukilla, on tärkeää tehostaa ajankäyttöä kaikin mahdollisin tavoin. Moderni ajanvarausjärjestelmä on näistä keinoista yksi erityisen tehokas. Se voi parhaimmillaan auttaa tehostamaan erityisesti työnjohtajan ajankäyttöä. Ajankäyttö onkin yksi johtamisen kulmakivistä. Kun aikaa hallitaan taitavasti, voi jopa työteho parantua.

Jos tapaamiset ja muun ajanvaraus hoidetaan sähköpostitse tai puhelimitse, tuhrautuu tähän paljon aikaa. Puhelimen pirinä kesken muiden töiden myös katkaisee helposti flow-tunteen, mikä tekee työskentelystä helposti katkonaista ja ideoinnista entistäkin haastavampaa. Sen sijaan ajanvarauksen voi hoitaa näppärästi tarjoamalla asiakkaille sähköisen ajanvarausjärjestelmän. Toki ajanvarausjärjestelmän käyttöönottoon liittyy myös riskejä, mutta järkevällä varautumisella näitä riskejä on mahdollista vähentää ja niihin on mahdollista varautua ennakkoon.