Yliopistot hyödyntävät ajanvarausjärjestelmiä

Ajanvarausjärjestelmien monipuolisuudesta kertoo se, että yliopistotkin käyttävät ajanvarausjärjestelmiä hyödyksi. Kerromme tässä artikkelissa, miten ja millaisissa tilanteissa yliopistot hyödyntävät ajanvarausjärjestelmiä.

Yliopistoon hyväksymisen jälkeen

Kun henkilö on saanut ilouutisia, joiden mukaan hänet on hyväksytty opiskelijaksi Helsingin yliopistoon, tulee hänen tietyissä tapauksissa todistaa kelpoisuutensa. Kaikilla ei kuitenkaan ole mahdollisuutta postittaa kelpoisuutensa todistavien dokumenttien kopioita eikä toimittaa niitä yliopiston hakijapalvelujen omaan postilaatikkoon. Tästä syystä ajanvaraus on tarpeen. Esimerkiksi Helsingin yliopiston näyttöpalvelu ottaa vastaan katuosoitteessa Unioninkatu 40. Otathan huomioon, että näyttöpalveluun tulee ottaa aidot ja alkuperäiset dokumentit eikä kopioita.

Tässä tilanteessa ajanvarausjärjestelmä astuu mukaan kuvaan. Näyttöpalvelun aukioloajat löytyvät nimittäin yliopiston ajanvarausjärjestelmästä. Myös varattavissa olevat näyttöajat löytyvät samasta järjestelmästä. Sähköisen ajanvarausjärjestelmän kautta tehtävä ajanvaraus on ehdoton edellytys ainakin Helsingin yliopistolla päästä asioimaan yliopiston näyttöpalvelussa. Ilman ajanvarausta tämä ei onnistu.

Miten Helsingin yliopiston näyttöpalvelun ajanvaraus toimii?

Helsingin yliopiston näyttöpalvelun ajanvarausjärjestelmä toimii sähköisesti. Sähköpostitse tai puhelimitse näyttöaikaa ei voi varata. Ajanvarauslomake tulee täyttää huolellisesti. Tämä nopeuttaa toimintaa sekä lyhentää käsittelyaikaa. Kun aika on varattu onnistuneesti, tulee tästä varausvahvistus varaajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Viestistä löytyy lisäksi linkki, jonka kautta on tarvittaessa mahdollista perua ajanvaraus. On tärkeää muistaa perua varaus, ellei pääse kyseisenä ajankohtana paikalle.

On myös erittäin tärkeää varmistaa, että varaa ajan oman kelpoisuuden todistamiseen määritellyn määräajan sisällä. Varattavia näyttöaikoja saatetaan nimittäin tarjota ajanvarausjärjestelmässä myös tämän määräajan jälkeen. On siis erittäin tärkeää varmistaa, että varaa ajan ajoissa.

Ajanvarausjärjestelmän kautta varataan tunnin pituinen näyttöaika. Käsittelyaika ei ole yksilöllinen, vaan myös muut henkilöt saattavat varata ajan saman tunnin ajalle. Dokumentit käsitellään varausjärjestyksessä, joten on erittäin tärkeää, että ajan varanneet henkilöt ovat paikalla vähintään 5 minuuttia ennen kuin oma varattu aika alkaa. Ellei ajan varannut henkilö saavu paikalle ajoissa, joutuu hän tekemään uuden ajanvarauksen. Toisaalta ajanvaraajan on varauduttava myös näyttöpalvelun mahdolliseen ruuhkautumiseen.

Ellei yliopistoon hyväksytty henkilö pääse itse esittämään näyttöpalvelussa dokumenttejaan, voi hän lähettää jonkun tekemään tämän hänen puolestaan. Asiasta pitää kuitenkin ilmoittaa ajanvarauslomakkeessa.